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機密文書機密等級變更或註銷程序

納入檔案管理之一般公務機密文書，每年定期由文書組會同業務單位清查檢討，未標示保密期限或解除機密條件，其須變更機密等級或解密者，按以下程序辦理變更或解密手續。

• 本校核定機密檔案（本校為原機密檔案之發文者）：（流程圖）
• • 本校主動檢討通知解降密：
    
    1. 承辦單位認為有解降密之必要，填寫「機密文書機密等級變更或註銷處理意見表」，經校內程序送陳核。
    2. 經核定同意解降密後，承辦單位製作「機密文書機密等級變更或註銷通知單」，發文通知原受文機關辦理解降密；若經檢討仍有繼續保密之必要，該機密檔案繼續保密。
    3. 填具「機密等級變更或註銷紀錄單」並檢附「機密等級變更或註銷處理意見表」（正本）及通知原受文機關解降密之「機密文書機密等級變更或註銷通知單」（影本），一併送至文書組辦理後續解降密事宜。
  • 他機關行文建議解降密：原受文單位來文建議本校辦理解降密事宜。
    
    1. 承辦單位認為有解降密之必要，承辦單位填寫「機密等級變更或註銷處理意見表」，經校內程序送陳核。
    2. 經同意解降密後，承辦單位製作「機密文書機密等級變更或註銷通知單」，發文通知原受文機關辦理解降密；若經檢討仍有繼續保密之必要，該機密檔案繼續保密，並由承辦單位回函告知。
    3. 填具「機密等級變更或註銷紀錄單」，並檢附「機密等級變更或註銷處理意見表」（正本）及通知原受文機關解降密之「機密文書機密等級變更或註銷通知單」（影本），一併送至文書組辦理後續解降密事宜。

• 他機關核定機密檔案（本校為原機密檔案之受文者）：（流程圖）

1. • 本校主動檢討建議解降密：
     
     1. 承辦單位填寫「機密等級變更或註銷處理意見表」，經校內程序送陳核。
     2. 經核定同意解降密後，承辦單位製作「機密文書機密等級變更或註銷建議單」，發文建議原來文機關辦理解降密。
   • 他機關行文通知解降密：原來文機關來函通知辦理解降密事宜。
     
     1. 由文書組會同承辦單位辦理來文簽核。
     2. 承辦單位填具「機密等級變更或註銷紀錄單」，由文書組辦理後續事宜。

• 機密文書已標示保密期限或解除機密條件者，其保密期限已屆或條件成就時，承辦單位填具「機密等級變更或註銷紀錄單」，由文書組辦理後續事宜。